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§6善用集中统筹的策略(第3页)

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第三,将一天中的几件事通通连贯起来。

这一点跟“顺便思维”

不一样,它是一种在计划阶段就妥善安排时间的方法。

例如,现在有开会、接待访客和制作文书3件事情需要完成。

首先我们要将各项事件所需要的时间,以及准备的时间计算出来,然后将它们连续地安排在一起。

有时候在安排时间计划表时,会将“对方是否方便”

列入考虑。

因此,往往会产生许多空闲时间和片段时间。

一天中,或者是一个礼拜之内,有很多空闲时间的管理者在安排时间计划表的阶段时一定就有问题,在考虑如何活用空闲时间或片段时间之前,就该先考虑如何安排计划,才不会产生这些空闲时间。

在这方面下功夫是非常必要的。

第四,不要浪费时间去做毫无意义的事情。

让事情集中在特定日期一次完成。

有意义或有价值的事情,当然可以每天持续地做。

但是,如果像毫无目的地看电视这类事,或者晚上到外面喝酒等,就没有必要持续进行。

最好选定某一天,彻底地大看一场,痛饮一番。

各位管理者是否可以采取这种方式呢?相信这种方法可以让每天的日子产生起伏,对活用时间、改变心情、精神健康等也将有益。

时间集中化的专门技术,可以应用在各种事情上,就让管理者来想想这两项工作:①新闻记事的裁剪、分类以及粘贴;②印制资料的整理成套、装订以及放入信封中。

先说第①项,把一篇报道剪下,然后分类,再贴在剪贴簿上算是完成。

完成了一篇后,再去处理第二篇,等第二篇完成,再处理第三篇……像这样的做法,效率实在很低。

碰到这种事,首先应该将想归集的全部剪下,然后再将它们分类。

分完类后,就可以一块儿粘贴了。

像这样,将每个步骤,分别集中完成,跟前一种方法比较起来,可节省12到23的时间。

第②项的方法也是同样的。

如果要按类别整理成套,就先将所有资料整理成套,之后,再做其他的步骤,这才是正确方法。

有一位交友甚广的大企业的董事长,每当到了岁末年尾时,便要赶场应酬,一连好几天都疲于奔命。

这位董事长想,这种事情一定得解决,他终于想到了好点子。

这个点子就是租借饭店的场地,开一个年末晚会,虽然需要增加若干开销,而且几乎大半都得自掏腰包,但这个方法却可以使所有的人齐聚一堂,他也只需要应酬一次,就全部解决了。

这也属于时间集中化的专门技术。

综上分析,正确地统筹时间就等于合理安排时间,合理安排时间就等于节约时间。

这其实是要求我们做到讲究用时的科学性、系统性,对时间进行有计划、有步骤地安排;让时间支配既符合身心发展的规律,又能发挥其最大的价值。

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