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§5．把日常工作格式化
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时间管理中，只要把日常工作格式化，就可以防止工作的错误与疏忽。
为了使工作有效率地进行，最好把各种常规工作格式化，即把来自经验的诀窍格式化。
这么做的话，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。
这种工作格式化的思路和做法，在职场管理者和普通员工之间运用得较为普遍。
不过格式化对高难度或者复杂的工作情况，则比较难以开展。
在日常工作中，有些管理者认为可以大幅度地活用格式化。
实际上，由于下属对业务不熟悉不明白，难免引起错误及疏忽，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。
例如，你在办公室忙于紧急事务，委托别人替你听电话，并要求记录下电话的内容。
如果等你看到记录的内容后，不明白来电话者的意思，你就得去请教代劳者。
类似的情况如果在一天里发生几次的话，你在时间管理上的损失就很惊人了。
就算你能够责备代劳者，也无法解决问题。
但是，假如事前你提醒代劳者注意一下记录电话的格式，那结果会是另外一种情况。
在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答、邮件的处理等日常业务，都有规范的格式要求，而且全部的工作人员都应懂得其中的诀窍。
每当有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的“格式”
。
在决定格式之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待完整。
不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。
因此，必须在这种情形下规定格式，经过实际运用后，再不断地添加内容。
在格式规定上，不妨添加进一些平常不易注意到的细节信息。
比如，对于某类要出门去办的事，在格式上可以做出以下备注：走哪条路线最近，大约需要多少时间，哪个时段乘车去比较不拥挤，哪个受理窗口服务态度比较好等。
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