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内容延伸:好的规划从了解时间的轨迹开始
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在企业管理流程中,有一个关键的环节,那就是跟踪查询。
这是监督的一个重要部分,跟踪的目的就是弄清楚任务执行的情况,包括执行的进度、执行的力度、执行的效果,以及可能存在的各种问题。
通过跟踪观察,管理者可以更加精确地了解在整个执行过程中发生的事情,从而更好地把握和控制好工作的进度,确保一切都能够按照事先规划的那样去执行和实施。
在时间管理中,同样存在跟踪这样一个环节,尽管人们通常不太在意对时间进行跟踪记录,但是时间管理作为自我管理中的一个重要组成部分,人们有必要弄清楚自己在各个时间段内所做的事,了解各项工作所耗费的具体时间。
许多人之所以常常觉得自己工作时间不够用,首先就在于没有合理地安排时间,其次就在于没有对自己所花的时间进行统计。
比如,一个人计划早上8点~9点完成工作总结报告;早上9点~11点准备完成计算机程序编写任务。
这些是计划内的时间安排,不过这些安排是否能够如期实现呢?有时候人们可以在规定时间内完成任务,甚至提前,但有时候可能会因为效率太低或者拖延而造成工作时间延后,如果人们在早上10点才完成工作总结报告,在早上12点才编写好程序,这就等于延期了1个小时。
为了避免下次再出现延期,在工作开始的时候,就要懂得跟踪记录,明确自己将时间花在哪里了,这样就可以针对性地做出改进和调整。
如果对一整天的工作时间做一个详细的跟踪记录,人们往往就能发现自己是否存在浪费时间的行为,自己是否很好地利用了原有的工作时间,同时也能够知道自己的工作效率。
有个上班族是这样记录自己一天的工作时间的:
早上8点开始工作,她先整理了一下办公桌,将散乱的文件重新归类放好,这花费大约5分钟的时间。
填写财务报表耗时1.5个小时,并且在中间休息5分钟,任务完成之后休息了10分钟。
核查研发部上个月的支出状况,耗时1个小时,在工作期间花了大约5分钟与研发部的主管进行聊天,核实相关财务信息。
此外,在中途花了5分钟时间向老板进行了汇报。
核查工作完成之后,她按照公司的会议要求,与同事商议之后,拟定了一份新的通知:下半年公司的财务支出将降低5%,以此提醒各部门要注意克勤克俭,节约经费。
这项工作花了大约10分钟。
此外,她花了20分钟将通知及时传达到各部门经理那儿。
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