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1.书面表达：重要事项的首要选择
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在日常生活中，最常见的沟通模式是面对面地交流，沟通双方可以借助口头语言和丰富的肢体语言进行谈话，所有的交流都是可见、可感知的，彼此之间能够尽可能地了解更多的信息。
一般来说，面谈是最合适的沟通方式，沟通者不仅可以通过口头表述、文字阅读来彼此告知相关的信息，还可以通过肢体语言来释放信号或者通过观察他人的行为动作来猜测对方的想法，了解他人的信息反馈。
在面谈的时候，往往可以更加灵活地使用各种沟通技巧，选择最合适的方式来说服他人。
此外，面对面交流时，双方能够加深彼此之间的了解，同时明确自己该重点谈论什么，需要谈论什么以及什么内容不能谈论。
不过面谈有一个最大的缺陷，就是必须确保沟通双方同时在场，无论是时间还是地点都必须得到统一，可是在日常生活和工作中，人们很容易受到时间、地点的制约，因此很难创造面谈的机会。
此外，面谈的信息传播范围比较狭窄，在多人沟通时，信息传输的速度和数量都难以得到保证。
正因为如此，人们需要在面谈这种沟通模式之外，寻找其他的沟通模式，而打造这些沟通模式往往需要借助一些沟通工具，其中比较常见的是借助文字和纸张来沟通的书面表达。
书面表达的形式多种多样，比如内部的文件发放就是一种书面沟通形式，它包括以纸张制定的文件通知、方案报告、会议记录、参考资料等。
而书面表达最常用的工具就是纸张，在电话发明之前，借助纸张来传递信息是一种非常普遍的做法，而这种沟通模式的优势是：全员发放，传播范围广；信息记录时间长，可以作为依据；文件化的信息，往往具有制度化和权威性的特点。
正因为拥有以上几个优势，利用纸张进行书面表达往往会特别注重一些比较正式的、比较重要的信息。
比如团队通常会制定各种各样的规章制度，以此来约束成员的行为，可是制度的制定和明确不能仅仅通过口头描述来通知其他人，毕竟口头上的话很容易忘记，出现变动和误读的可能性很大，而且还缺乏权威性，如果团队的制度都是口头性质的指示，那么这些制度的说服力和约束力将会下降。
而将所有的制度印在纸张上，就可以实现制度的文件化、文本化，这种文本化的制度具有天然的约束力。
管理者只要将纸张张贴在团队内部比较显眼的地方，就可以时刻提醒内部成员注意自己的言行。
一些重要的信息虽然可以通过口头表达来传递，可是只有将其印在纸张上，才能提升可信度和权威性，这也是为什么许多团队在召开重要会议时，会提前将会议中的一些重要话题印发给与会者。
一些重要的演讲同样需要以演讲稿的形式存在，因为演说者必须考虑到信息传播的严肃性和权威性，必须考虑到重要信息的准确和严谨。
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