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4.确保流程透明,实施精准控制
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从流程管理的角度来说,管理者在下达命令之后,经常要对流程进行跟踪,希望掌握执行者的工作动态,并努力推动下属进行工作。
管理者对流程进行管理和监督,这本身就是职责所在,不过现实的情况是,一项工作如果没有管理者过问,那么下属可能很难会自觉落实,所以整个流程往往要依赖于管理者的监督来运作,而这会导致工作效率低下,还会让下属产生依赖管理者的想法。
在20世纪90年代,许多中国企业还没有建立起比较完善的流程管理体系,员工工作的积极性不高,经常在工作中开小差,一些年轻人还经常跑到车间里抽烟,还有一些人根本搞不清楚自己应该做什么,以至于整个工作流程常常断断续续。
而更加严重的问题是,一旦流程中出现了问题也不知道问题出在哪里,更不知道从哪里入手解决,这让员工的自觉性和责任感变得更低。
为了确保生产额,管理者不得不天天派人从旁盯着,有时候管理者自己也要站在旁边监督,亲自指导员工做事。
这种打陀螺的管理方式一度让员工感到厌烦,也让管理者感到身心疲惫。
在20世纪90年代末和21世纪初,为了使“靠管理者推动工作”
的模式转变为“靠流程管理工作”
,许多企业开始向西方企业取经,并且引入了完整的流程管理体系,而在这套体系中,有一个非常重要的优势就在于整个流程是透明的,每一个人都能够明确自己的工作任务,都能够明确自己在流程中的位置和作用,并且明确管理者是否监管到位、是否做到了公平。
而管理者也可以轻易了解哪个环节出现了错误,可以轻易了解哪些员工做得不够好,这样就为内部沟通以及管理提供了更加清晰的思路。
那么一个完整的、透明的流程应该是怎样的呢?最重要的就是明确每一个流程的具体业务工作,明确各个环节的任务,也就是说流程的每一个节点都要明确,每一个执行者和参与者都要明确。
通常来说,一个透明的流程具有以下几个特点:
所有的工作被简化成各个节点,每一个节点分工明确,权责明确。
每一个工作都是环环相扣的,参与者之间相互合作、相互牵制。
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